⚡ Das Wichtigste auf einen Blick
Der 1. Januar 2027 rückt näher. Bereits seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte begleitende Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Bis zum 31. Dezember 2026 besteht allerdings noch die Möglichkeit, sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser elektronischen Führung befreien zu lassen.
Diese Übergangsmöglichkeit endet mit Ablauf des Jahres 2026. Unternehmen sollten deshalb jetzt klären, welche Unterlagen betroffen sind und wie sie diese künftig digital organisieren.
Was sind Entgeltunterlagen?
Arbeitgeber sind verpflichtet, Entgeltunterlagen für ihre Beschäftigten zu führen. Sie dokumentieren darin Angaben, die unter anderem für die Sozialversicherung und die Betriebsprüfung relevant sind.
§ 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) enthält sowohl Angaben, die Bestandteil der Entgeltunterlagen sein müssen, als auch Unterlagen, die in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.
Dazu gehören beispielsweise Angaben zu Beschäftigungsbeginn und -ende, Beschäftigungsart, Arbeitsentgelt, Beitragsgruppen und Einzugsstellen.
Welche Unterlagen müssen elektronisch geführt werden?
§ 8 Abs. 2 BVV nennt verschiedene Dokumente und Nachweise, die Arbeitgeber elektronisch zu den Entgeltunterlagen nehmen müssen. Dazu gehören – abhängig vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis – beispielsweise:
Welche Unterlagen im konkreten Unternehmen tatsächlich vorhanden sein müssen, hängt damit auch von den jeweiligen Beschäftigungsverhältnissen ab.
Und was ist mit Arbeitsverträgen?
Hier lohnt sich besondere Genauigkeit.
§ 8 BVV unterscheidet die geforderten Angaben und begleitenden Unterlagen. Daraus folgt keine pauschale Pflicht zur Digitalisierung sämtlicher Vertragsdokumente; unter anderem nennt Absatz 2 Nr. 6 eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz.
Richtiger ist: Für bestimmte sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen bestehen Vorgaben zur elektronischen Führung. Die bis Ende 2026 mögliche Befreiung läuft aus.
Was passiert mit Unterlagen, die weiterhin auf Papier eingehen?
Auch dazu enthält die BVV eine konkrete Regelung.
Erhalten Arbeitgeber die unter § 8 Abs. 2 BVV fallenden Dokumente auf Papier, müssen sie diese in ein elektronisches Format umwandeln. Für die Originaldokumente können weiterhin Aufbewahrungspflichten gelten – beispielsweise bis zum bestandskräftigen Abschluss einer Betriebsprüfung oder aufgrund anderer gesetzlicher Vorschriften.
Unternehmen sollten deshalb neben der Digitalisierung auch ihre Aufbewahrungsprozesse prüfen.
Reicht ein Ordner mit eingescannten PDFs?
Die Herausforderung liegt nicht allein darin, Dokumente irgendwie digital abzulegen.
Die Deutsche Rentenversicherung verlangt, dass Entgeltunterlagen vollständig, richtig und chronologisch geordnet dokumentiert werden und innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnungen ermöglichen.
Prüfen Sie deshalb neben dem Dateiformat auch Vollständigkeit, Ordnung und Wiederauffindbarkeit anhand der Vorgaben der Deutschen Rentenversicherung.
„Haben wir die Dokumente digital?“
Sondern auch:„Finden wir die richtigen Dokumente schnell, vollständig und nachvollziehbar wieder?“
Was sollten Arbeitgeber jetzt konkret tun?
Bis zum Jahreswechsel bleiben nur noch wenige Monate. Unternehmen sollten deshalb zunächst prüfen, wie ihre Personal- und Entgeltunterlagen heute organisiert sind.
Das Ziel sollte nicht sein, am 31. Dezember möglichst viele PDFs in einen Ordner zu verschieben. Sinnvoller ist eine Struktur, mit der Personalunterlagen auch im laufenden Betrieb nachvollziehbar verwaltet werden können.
Digitale Personalakte
Wo kommt die digitale Personalakte ins Spiel?
Eine digitale Personalakte kann Unternehmen dabei helfen, Personalunterlagen strukturiert einem Mitarbeiter zuzuordnen und zentral digital verfügbar zu machen.
Dabei sollte jedoch zwischen zwei Dingen unterschieden werden:
Die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen ergeben sich aus den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben.
Eine digitale Personalakte ist die organisatorische bzw. technische Lösung, mit der Unternehmen ihre Personalunterlagen insgesamt digital verwalten können.
MomoAkte – Digitale Personalakte
Genau an dieser Stelle setzt MomoAkte – Digitale Personalakte an.
MomoAkte soll Unternehmen eine zentrale digitale Verwaltung ihrer Personalunterlagen ermöglichen und kann sowohl eigenständig als auch in Kombination mit der MomoZeit-Zeiterfassung eingesetzt werden.
So können Arbeitszeit und Personalunterlagen digital zusammengedacht werden, ohne daraus zwei voneinander losgelöste Prozesse zu machen.
Häufige Fragen zu elektronischen Entgeltunterlagen 2027
Müssen ab 1. Januar 2027 alle Arbeitgeber elektronische Entgeltunterlagen führen?
Die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist bereits seit 2022 vorgesehen. Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich ein Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit endet mit Ablauf des Jahres 2026.
Gilt das erst ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl?
§ 8 BVV knüpft die Verpflichtung nicht an eine allgemeine Mindestanzahl von Beschäftigten. Die Vorschriften zur Führung der Entgeltunterlagen gelten grundsätzlich für Arbeitgeber, die entsprechende Beschäftigungsverhältnisse haben.
Muss ab 2027 die komplette Personalakte digital sein?
Nein, diese Aussage wäre zu pauschal. § 8 BVV bestimmt konkret, welche Unterlagen elektronisch zu den Entgeltunterlagen genommen werden müssen. Beispielsweise kann ein Arbeitsvertrag nach den aktuellen gemeinsamen Grundsätzen elektronisch geführt werden, aufgrund dieser Vorschrift besteht dafür aber nicht generell eine Verpflichtung.
Kann ich Papierdokumente einfach einscannen?
Bei betroffenen Unterlagen, die in Papierform eingehen, sieht § 9 Abs. 5 BVV eine Umwandlung in ein elektronisches Format vor. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass das Papieroriginal anschließend vernichtet werden darf. Für das Original können weitere Aufbewahrungspflichten bestehen.
Warum sollte ich mich schon jetzt darum kümmern?
Weil die Befreiungsmöglichkeit am 31. Dezember 2026 endet. Unternehmen, die bislang noch papierbasierte oder uneinheitliche Prozesse verwenden, haben damit nur noch wenige Monate, um ihre Ablage und Prozesse auf den Jahreswechsel vorzubereiten.
Fazit: Jetzt die Unterlagen prüfen – nicht erst im Dezember
Der Jahreswechsel 2026/2027 ist weniger eine Frage von „Papier oder PDF“ als eine Frage sauber organisierter digitaler Prozesse.
Unternehmen sollten deshalb jetzt prüfen, welche Entgeltunterlagen sie führen müssen, wo diese aktuell liegen und wie sie künftig strukturiert digital verwaltet werden können.
Mit MomoAkte entwickelt ProntoWeb eine digitale Personalakte, die Unternehmen genau bei dieser Digitalisierung ihrer Personalunterlagen unterstützen soll.
Wer sich frühzeitig vorbereitet, muss die Umstellung nicht erst kurz vor dem Jahreswechsel unter Zeitdruck angehen.
Quellen und rechtlicher Stand
Geprüft am 19. Oktober 2026. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Vorschriften und der konkrete Beschäftigungsfall.
