Arbeitszeiterfassungs-Gesetz & Pflichten: wichtige aktuelle Informationen
Inhaltsverzeichnis
- Arbeitszeiterfassungspflicht voraussichtlich ab 2023
- Experten rechnen bei normalem Lauf der Dinge mit einer Umsetzung des Gesetzes in 2023.
- Rechtslage - Arbeitszeiterfassung durch Gesetz nach EuGH
- Faktisch ergibt sich daraus eine Pflicht, für die Arbeitszeiterfassung gesetzliche Regelungen zu erlassen.
- Hohe Nachzahlungen aufgrund unzureichender Arbeitszeiterfassung möglich
- Davon unabhängig bleibt die Aussage des EuGH bestehen, dass die nationalen Gesetzgeber zur Einführung eines Gesetzes verpflichtet sind, welches die objektive, verlässliche sowie zugängliche Arbeitszeiterfassung verbindlich vorschreibt.
- Weiteres Gesetz zur Arbeitszeiterfassung tritt voraussichtlich 2023 in Kraft
- Neues Bundesgesetz für bestimmte Branchen: Generelle Arbeitszeiterfassungspflicht seit September 2022 durch BAG bestätigt
- Neu ab 2023 - diese Änderungen treten voraussichtlich in Kraft
- Zeiterfassung Pflicht - alle Branchen sind betroffen
- Daher sollten sich auch folgende Branchen auf eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung durch Gesetz einstellen:
- Außerdem von der Zeiterfassungspflicht betroffen sind somit Arbeitgeber:
- Arbeitszeiterfassung - was ist zu beachten?
- Kritik seitens Baubranche und Reinigungsbranche
- Einfache technische Lösung
UPDATE 04/2023: Eine objektive, verlässliche und zugängliche Arbeitszeiterfassung ist bereits seit einem Urteil im September 2022 Pflicht. Pläne für ein Arbeitszeiterfassungsgesetz, das eine digitale und manipulationssichere Arbeitszeiterfassung vorschreibt, liegen vor und sollen laut Experten-Aussage 2023 verabschiedet werden.
UPDATE: Bislang ist noch kein konkreter Zeitpunkt für das Inkrafttreten des neuen Arbeitszeiterfassungsgesetzes bekannt. (Stand: 18.04.2023)
Arbeitszeiterfassungspflicht voraussichtlich ab 2023 per Gesetz verbindlich
Viele Arbeitgeber haben bereits elektronische Zeiterfassungssysteme eingeführt. Davon profitieren sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber. Gerade bei Bürojobs ist dies üblich. Jedoch ist diese Vorgehensweise noch nicht bei allen Branchen und Unternehmen angekommen. Die Baubranche beispielsweise hält dieses Vorgehen aufgrund der Arbeitsbedingungen für wenig praktikabel. Gerade viele Branchen, in denen Minijobs üblich sind, profitieren bislang noch nicht von Zeiterfassungssystemen. Üblich sind oft noch aufwändige Dokumentationen mittels Papierdokumenten.
Bereits seit dem Jahr 2019 gibt es jedoch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das klarstellt, dass die genaue Erfassung von Arbeitszeit, die auf dem Europäischen Grundrecht jedes Arbeitnehmers aus Art. 31 Abs. 2 GRCh fußt, auch im nationalen Recht der Mitgliedsstaaten umzusetzen ist. Betroffen sind dabei alle Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Branchen. Gerichte haben bereits aufgrund dieser Rechtsprechung Arbeitgeber zu hohen Zahlungen verurteilt.
Die neue Regierung unter der Ampelkoalition will sich zudem des Themas schnellstmöglich vollumfänglich annehmen. Dies haben die Parteien im Koalitionsvertrag verankert.
Arbeitsminister Hubertus Heil (SPD) wagte am 01. Februar 2022 den ersten Aufschlag dazu und legte für bestimmte Branchen bereits einen Gesetzesentwurf vor. Insbesondere die Bau- und Gastronomiebranche soll schnellstens verschärften Regelungen zur Zeiterfassung unterliegen. Ohne ein verlässliches elektronisches Zeiterfassungssystem werden die geplanten Regelungen jedoch nicht umzusetzen sein, denn im Gesetzentwurf ist von digitaler und manipulationssicherer Arbeits- und Pausenzeiterfassung die Rede. Auch andere Branchen sind davon betroffen. Im Gesetz für „Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigung“ sind Regelungen zur Zeiterfassung enthalten, die auch Firmen betreffen, die keine Minijobber beschäftigen. Spezielle Regelungen betreffen vor allem auch Zeitarbeitsfirmen.
Experten rechnen bei normalem Lauf der Dinge mit einer Umsetzung des Gesetzes in 2023.
Da die Einführung von Zeiterfassungssystemen durch Mitbestimmungsrechte oft langwierig ist, sollten sich Arbeitgeber, die noch kein Zeiterfassungssystem eingeführt haben, zeitnah darum kümmern. Auch Arbeitgeber, die Zeiten bereits elektronisch erfassen lassen, sollten prüfen, ob ihr System den Vorgaben des EuGH und des voraussichtlich künftigen Bundesgesetzes genügt.
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Rechtslage - Arbeitszeiterfassung durch Gesetz nach EuGH
Ein bahnbrechendes Urteil wurde bereits 2019 durch den EuGH gefällt. Geklagt hatte die spanische Gewerkschaft (CCOO) gegen die Deutsche Bank SAE wegen des Fehlens eines betriebsinternen Systems zur Erfassung der von den Arbeitnehmern dieses Unternehmens geleisteten täglichen Arbeitszeit. Nach Auffassung der Gewerkschaft ergäbe sich eine Pflicht zur Zeiterfassung indirekt aus den vorhandenen Richtlinien und Regelungen zur Höchstarbeitszeit. Ohne derartige Erfassungssysteme könnte die Einhaltung der Zeiten nicht überprüft werden.
In der Rechtssache C‑55/18 stellte der EuGH sodann fest, dass die streitgegenständlichen europäischen Richtlinien klare Regelungen enthalten, die die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union verpflichten, Arbeitszeitgesetze zu erlassen, die eine Regelung enthalten, mit der die Arbeitszeiten verbindlich und objektiv gemessen werden können.
Dabei soll die Arbeitszeiterfassung im Gesetz des jeweiligen Mitgliedsstaats konkret geregelt werden. Der EuGH kann diese Gesetze nicht selbst erlassen. Er hat in dieser Entscheidung lediglich die bereits bestehenden europäischen Richtlinien verbindlich ausgelegt. Einzelnen Arbeitsgerichte in der Bundesrepublik haben jedoch, obwohl die gesetzliche Umsetzung in Deutschland noch nicht erfolgt ist, schon auf Grundlage des EuGH-Urteils Recht gesprochen.
In den gegenständlichen Richtlinien sind zulässige Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten geregelt. Zudem ist festgelegt, dass die Mitgliedsstaaten Gesetze erlassen müssen, die die Einhaltung dieser Zeiten sicherstellen. Konkrete Maßnahmen sind dabei nicht vorgeschrieben. Der EuGH hat jedoch festgestellt, dass ohne ein verlässliches, objektives und zugängliches Instrument zur Arbeitszeiterfassung diese Rechte nicht umgesetzt werden können. Ein Arbeitnehmer befände sich gegenüber dem Arbeitgeber in einer schwächeren Position und könne ohne eine objektive, überprüfbare Zeiterfassung seine Rechte nicht wirksam geltend machen.
Faktisch ergibt sich daraus eine Pflicht, für die Arbeitszeiterfassung gesetzliche Regelungen zu erlassen.
Aber auch ohne gesetzliche Regelung sind die Gerichte in Deutschland als Träger der öffentlichen Gewalt grundsätzlich verpflichtet, bestehende Regelungen und Gesetze europarechtskonform auszulegen. Dies gilt auch dann, wenn sie im Wortlaut das Europarecht noch nicht abbilden. Die Urteile des EuGH haben anderen Mitgliedsstaaten und Gerichten keine formelle und materielle Bindungswirkung, aber eine faktische. Der EuGH legt das Europarecht aus und die Gerichte der Mitgliedsstaaten müssen sich daran orientieren.
Hohe Nachzahlungen aufgrund unzureichender Arbeitszeiterfassung möglich
Vor den deutschen Arbeitsgerichten wurden aufgrund dieser Rechtsprechung bereits mehrere Arbeitgeber zu hohen Zahlungen verurteilt. Insbesondere mussten demnach Arbeitszeiten nicht in irgendeiner beliebigen Form erfasst werden, sondern es wurden spezifische Anforderungen gestellt.
Das Arbeitsgericht Emden entschied bereits Anfang 2020, dass ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit erforderlich sei, um die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachzuweisen. Dies entspricht im Wesentlichen dem Wortlaut des EuGH. Der beklagte Bauunternehmer berief sich auf ein Bautagebuch zum Nachweis der Stunden. Dies war nicht ausreichend und er musste die vom klagenden Bauhelfer selbst dokumentierten Stunden bezahlen, da er kein entsprechendes Zeiterfassungssystem zur Verfügung gestellt hatte. Das Urteil ist rechtskräftig.
In einem weiteren Urteil im September 2020 gab dieselbe Kammer einer weiteren Klage statt und verurteilte den Arbeitgeber zur Auszahlung von über 1.000 Überstunden im Wert von über 20.000 €. In diesem Fall herrschte beim Arbeitgeber "Vertrauensarbeitszeit". Vorliegend wurde zwar ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Zeiterfassungssystem genutzt, dieses genügte aber nicht den Anforderungen des EuGH. Insbesondere erfolgte dadurch keine Kontrolle der zulässigen Höchstarbeitszeiten, die dem Gesundheitsschutz der Mitarbeiter dient.
Ein drittes Urteil des Arbeitsgerichts Emden wurde jedoch durch das Landesarbeitsgericht Niedersachsen abgeändert. Dieses geht nicht davon aus, dass der EuGH eine Beweislastumkehr geregelt hat. Das letzte Wort ist in der Sache jedoch nicht gesprochen, da eine Berufung zum Bundesarbeitsgericht zugelassen wurde.
Davon unabhängig bleibt die Aussage des EuGH bestehen, dass die nationalen Gesetzgeber zur Einführung eines Gesetzes verpflichtet sind, welches die objektive, verlässliche sowie zugängliche Arbeitszeiterfassung verbindlich vorschreibt.
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Weiteres Gesetz zur Arbeitszeiterfassung tritt voraussichtlich 2023 in Kraft
Die Ampelkoalition hat in ihrem Koalitionsvertrag festgelegt, sich dem Thema der Arbeitszeiterfassung anzunehmen. Durch die aktuelle europäische sowie inländische Rechtsprechung ist davon auszugehen, dass dies schnellstmöglich weiter verfolgt wird. Experten prognostizieren, dass für die elektronische Arbeitszeiterfassung noch 2023 ein neues Gesetz auf den Weg gebracht wird. So soll die digitale und manipulationssichere Arbeitszeiterfassung im Gesetz verankert werden. Dabei soll die Arbeitszeiterfassung auch die Vorgaben des EuGH umsetzen.
In der Pandemie wurde der Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten verstärkt geäußert. Die Ermöglichung von mehr Flexibilität wurde ebenfalls von der Ampelkoalition in den Koalitionsvertrag aufgenommen. Auch diese ist nur durch eine verlässliche Zeiterfassung möglich, will man die gesetzlichen Vorgaben einhalten und nachweisen. Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass bereits in dieser Legislaturperiode im Zuge der von den Koalitionsparteien angestrebten Modernisierung des Arbeitsrechts, auch Regelungen zur Arbeitszeiterfassung für alle Branchen entsprechend der Rechtsprechung des EuGH erlassen werden.
Neues Bundesgesetz für bestimmte Branchen: Generelle Arbeitszeiterfassungspflicht bereits im September 2022 durch BAG bestätigt
Bereits auf den Weg gebracht von Arbeitsminister Hubertus Heil (SPD) wurde ein Bundesgesetz, das die Dokumentationspflichten für bestimmte Branchen bereits zeitnah verschärfen wird. Enthalten sind diese Regelungen im Gesetz für „Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigung“. Betroffen sind aber - anders als es der Name vermuten lässt, nicht nur geringfügig Beschäftigte, sondern auch Unternehmen bestimmter Branchen, die möglicherweise gar keine Minijobber beschäftigen.
Neu ab 2023 - diese Änderungen treten voraussichtlich in Kraft
Bislang gab es branchenübergreifend nach dem Arbeitszeitgesetz lediglich die Pflicht, Arbeitszeiten zu dokumentieren, die über die reguläre werktägliche Arbeitszeit hinausgehen (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Nur für bestimmte Branchen gab es auch nach der noch geltenden Gesetzeslage die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Ausreichend war es aber, dass bei einer Kontrolle innerhalb von einer Woche die Arbeitszeiten eingereicht werden müssen. Dies war an keinerlei Formvorschriften gebunden und konnte sowohl in Papierform als auch elektronisch dokumentiert werden und auch im Nachgang noch erstellt werden, um es den Zoll- und Arbeitsschutzbehörden vorzulegen.
Künftig sollen alle Arbeitszeiten genau erfasst und dokumentiert werden. Betroffen sind auch die Pausenzeiten. Der EuGH verlangt hierzu, dass ein "objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung" einzurichten ist.
Im Gesetzesentwurf von Arbeitsminister Heil ist klar geregelt, dass die Dokumentation unmittelbar, elektronisch und manipulationssicher zu erfolgen hat. Diese Anforderungen müssten Zeiterfassungssysteme dann künftig erfüllen.
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Zeiterfassung Pflicht - alle Branchen sind betroffen
Grundsätzlich sind alle Branchen von der EuGH Rechtsprechung betroffen. Ausnahmen bestehen - wie bislang - nur für besonders herausragende Positionen wie beispielsweise Manager oder Chefärzte.
Vom aktuellen Gesetz-Entwurf von Arbeitsminister Heil sind durch das Arbeitszeiterfassung Gesetz auch die Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (i.V.m. § 17 MiLoG-Entwurf) betroffen.
Daher sollten sich auch folgende Branchen auf eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung per Gesetz einstellen:
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe.
- …………..
Außerdem von der Zeiterfassungspflicht betroffen sind somit Arbeitgeber:
- die als Entleiher Leiharbeitnehmer beschäftigen
- von nach Maßgabe des AEntG entsandten Arbeitnehmer
- von geringfügig Beschäftigten
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Auch wenn Ihre Branche noch nicht unter den aktuellen Gesetzesentwurf fällt, sollten Sie sich um eine elektronische Zeiterfassung bemühen. Wie oben geschildert, lässt ein allgemeines Gesetz sicherlich nicht lange auf sich warten und auch die Gerichte sehen eine objektives Zeiterfassungssystem in vielen Fällen als Voraussetzung und berücksichtigen dies bei Ihrer Rechtsprechung. Mangelhafte Zeiterfassungssystem können daher auch in Branchen, die nicht von den aktuellen Gesetzesänderungen umfasst sind, zu hohen Schäden führen.
Arbeitszeiterfassung - was ist zu beachten?
Die neuen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung sollen sicherstellen, dass alle Zeiten rechtssicher dokumentiert sind. Diese Dokumentationen sollen bei nun verschärften Kontrollen rechtssicher den Nachweis der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit führen.
Die Pflicht umfasst daher das tägliche Aufzeichnen der Arbeiten bereits bei Arbeitsbeginn, sowie Pausen und das Arbeitsende in verlässlicher Form, unmittelbar an dem Arbeitstag selbst. Dabei werden auch spezifische Anforderungen an das Zeiterfassungssystem gestellt. Die Aufzeichnungen müssten lt. Gesetzentwurf manipulationssicher sein und elektronisch aufbewahrt werden. Daher müssen in vielen Betrieben flächendeckend die Strukturen umgestellt werden. Einfache Papierdokumentation würde dann nicht mehr ausreichend sein. Auch sind gewisse technische Anforderungen an elektronische Zeiterfassungssysteme zu stellen, die längst nicht alle Anbieter erfüllen. Bei Kontrollen - die in Zukunft häufiger erfolgen sollen - muss auf die Schnelle der Nachweis erbracht werden können, dass alle Beschäftigten das System nutzen und alle vor Ort tätigen müssen eingestempelt sein.
Weiter sollen die Arbeitgeber verpflichtet werden, die elektronisch erfassten, mindestlohnrelevanten Arbeitszeiten nach Beendigung des Abrechnungszeitraums bereitzustellen. Hierzu wären eine strukturierte Datenverarbeitung und entsprechende Schnittstellen erforderlich.
Verstöße auch gegen die konkrete Art und Weise der Arbeitszeitaufzeichnung sollen Ordnungswidrigkeiten darstellen und bußgeldbewährt sein. Da gerade Branchen vermehrt kontrolliert werden, die unter dem Verdacht stehen, Arbeitszeiten bislang nicht genau aufzuzeichnen, können hier große Umstellungen bevorstehen. Versäumnisse auf diesem Gebiet stellen ein hohes finanzielles Risiko für die Arbeitgeber dar.
Neben dem Risiko des Bußgeldes besteht weiter das oben genannte Beweislastrisiko des Arbeitgebers, das bei einem fehlenden oder fehlerhaften Zeiterfassungssystem auch zu hohen Lohnnachzahlungen führen kann.
Das digitale System momozeit.de erfüllt bereits die Anforderungen, die durch den Gesetzesentwurf gestellt werden. Registrieren Sie sich noch heute für einen kostenlosen Testaccount.
Kritik seitens Baubranche und Reinigungsbranche
Die Baubranche kritisierte den Gesetzesentwurf vor allem mit der Begründung, dass dieser aufgrund der Gegebenheiten in bestimmten Branchen praktisch gar nicht umsetzbar sei. So sei es bei wechselnden Arbeitsstätten in der Baubranche gar nicht möglich, an jedem Ort der Tätigkeit ein entsprechendes Zeiterfassungssystem bereit zu stellen. Diese Thematik löst momozeit.de sowohl anhand einer App als auch mittels flexibel einsetzbarer Terminals.
Auch der Bundesinnungsverbands des Gebäudereiniger-Handwerks hält die Vorgaben des neuen Gesetzes zur Digitalisierung der Arbeitszeiterfassung laut Handelsblatt für "Fernab jeglicher Realität" und "faktisch nicht umsetzbar". Man könne von den Kunden nicht erwarten, dass diese jeweils Zeiterfassungsterminals zur Verfügung stellen. Aber auch hier kann mit dem richtigen digitalen Zeiterfassungssystem, mittels App oder flexiblem Terminal, leicht Abhilfe geschaffen werden.
Die Politik ist bislang von diesen Argumenten nicht überzeugt. Vor allem, da nach der neuen Regelung derartige Terminals an jeder Arbeitsstätte gar nicht notwendig sind.
Einfache technische Lösung
Es gibt bereits eine einfache technische Lösung, mit der Arbeitnehmer schnell und intuitiv über ein Smartphone oder andere Endgeräte von jedem Ort aus, ihre Arbeitszeit erfassen können. So ist es ein Leichtes für den Arbeitgeber, den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
Mit dem Zeiterfassungssystem von MomoZeit können Arbeitszeiten digital erfasst werden. Es ist kein gesondertes Zeiterfassungssystem oder Terminal erforderlich, das einer aufwendigen Installation und Wartung bedarf. MomoZeit bietet eine SaaS - Lösung (Software as a Service) an. Hierdurch können Arbeitszeiten rechtssicher bequem online von jedem Ort aus erfasst werden. Es gibt hierbei Unterstützung auf allen Geräten: egal, ob Laptop, Smartphone, Tablet oder Desktop - PC. Auf Wunsch ist jedoch auch die Erfassung mittels eines Terminals und RFID-Chips möglich.
So können die gesetzlichen Anforderungen durch momozeit.de in allen Branchen ortsunabhängig erfüllt werden. Registrieren Sie sich noch heute gratis und unverbindlich und überzeugen Sie sich von unserem Arbeitszeiterfassungssystem durch einen kostenlosen Test-Account, um auf das kommende Gesetz vorbereitet zu sein.
Da vor Einführung von Zeiterfassungssystemen der Betriebsrat einzubinden ist, kann die tatsächliche Umsetzung einige Zeit in Anspruch nehmen. Kümmern Sie sich daher am besten zeitnah um die Einführung, damit bis zum Inkrafttreten des Gesetzes die Umsetzung erfolgreich abgeschlossen ist und keine Bußgelder drohen.
Die elektronische Zeiterfassung würde nicht nur der Abwehr von Bußgeldern und Klageansprüchen dienen. Ein verbindliches System verhindert zeitaufwendige Diskussionen mit den Mitarbeitern. Zudem legen viele Mitarbeiter Wert auf eine korrekte Zeiterfassung. Hierdurch wird es Ihnen erleichtert, Fachkräfte auf heiß umkämpften Arbeitsmärkten zu gewinnen. Durch die Exportfunktion und Schnittstellen erleichtert MomoZeit auch die Abrechnung und Lohnauszahlung. Bei Gleitzeitvereinbarungen sind die Salden jederzeit auf den ersten Blick ersichtlich.
Auch Arbeitszeiten in Projekten können individuell erfasst werden, was eine stundenweise Abrechnung mit Kunden erleichtert oder Effizienzauswertungen ermöglicht.
Sobald Sie sich für die Zeiterfassung mit MomoZeit entschieden haben, erfolgt die Umsetzung sehr schnell. Innerhalb von nur wenigen Stunden steht das System, individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten, für Sie und Ihre Mitarbeiter bereit. Die Handhabung ist schnell, einfach und intuitiv zu erlernen. Eine Schulung der Mitarbeiter kann direkt an realen Unternehmensdaten in kürzester Zeit erfolgen. Nach der Registrierung können Sie sofort durchstarten.
Je nach Wunsch und Unternehmensgröße werden verschiedene Pakete angeboten. Von der einfachen Zeiterfassung - digital oder mittels Zeiterfassungsgerät - bis hin zur Erfassung von Urlaubs- und Krankheitszeiten und -anträgen, Projektzeiterfassung und DATEV-Schnittstelle.
Holen Sie sich noch heute einen kostenlosen Testaccount bei momozeit.de.
Quellen:
https://www.dgb.de/themen/++co++cce90722-6470-11ea-a656-52540088cada
https://www.bund-verlag.de/aktuelles~Arbeitsminister-plant-Pflicht-zur-Arbeitszeiterfassung~.html