Arbeitszeiterfassung Außendienst: Pflichten und Freiheiten

Inhaltsverzeichnis

1. Zusammenfassung der wichtigsten Punkte
2. Arbeitszeiterfassung Außendienst Pflicht – Müssen Mitarbeitende im Außendienst die Arbeitszeit erfassen?
3. Warum ist die Arbeitszeiterfassung im Außendienst so wichtig?
4. Was zählt im Außendienst als Arbeitszeit?
5. Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung
6. Fazit
7. FAQ

Seit dem 13. September 2022 gilt für Unternehmen die gesetzliche Pflicht, Arbeitszeiten der Mitarbeitenden schriftlich zu erfassen. Im Folgenden haben wir die Pflichten und Freiheiten bei der Arbeitszeiterfassung im Außendienst zusammengestellt.

1. Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

• Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst ist verpflichtend. Sie ist wichtig, weil Arbeitnehmende durch sie einen Überblick über ihre geleisteten Überstunden behalten. Auch erleichtert sie die administrativen Vorgänge innerhalb eines Unternehmens und bietet Arbeitgebenden weitere Vorteile, wie bspw. einen schnellen Überblick über die Arbeitsauslastung der Mitarbeitenden.
• Im Außendienst zählen Fahrzeiten zur Arbeitszeit, sofern Arbeitnehmende keinen festen Arbeitsplatz haben, während der Fahrt keinen privaten Tätigkeiten nachgehen und nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln reisen.
• Auch Pausen sowie Bereitschaftsdienst zählen zur Arbeitszeit. Die Rufbereitschaft hingegen wird nicht als Arbeitszeit gezählt.
• Unterschiedliche Formen der Arbeitszeiterfassung sind erlaubt, jedoch bietet sich für Arbeitnehmende im Außendienst besonders die digitale Arbeitszeiterfassung aufgrund ihrer Unabhängigkeit von einem bestimmten Standort an.

2. Arbeitszeiterfassung Außendienst Pflicht – Müssen Mitarbeitende im Außendienst die Arbeitszeit erfassen?

Mitarbeitende im Außendienst müssen ihre Arbeitszeit erfassen. Es gelten also auch hier die gesetzlichen Beschlüsse des ArbZG und des BDSG. Was zunächst nach Kontrolle und lästiger Pflicht klingt, hat den Zweck, die Rechte der Arbeitnehmenden zu schützen: Die gesetzlichen Vorschriften sollen gute Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmende schaffen und rechtlich absichern.

3. Warum ist die Arbeitszeiterfassung im Außendienst so wichtig?

Wie bereits angedeutet, ist die Arbeitszeiterfassung im Außendienst wichtig, weil sie Arbeitnehmenden dabei hilft, ihre Rechte wahrzunehmen. Zusätzlich erleichtert die Arbeitszeiterfassung die administrativen Abläufe eines Unternehmens. So kann die tatsächliche Arbeitszeit durch die Arbeitszeiterfassung schnell abgelesen und die Bezahlung minutengenau abgerechnet werden.

Vor allem im Außendienst ist die minutengenaue Zeiterfassung sehr wichtig: Hier kann es durch lange Fahrzeiten schnell passieren, dass die maximale Arbeitszeit überschritten wird. Um einen Überblick über geleistete Überstunden zu behalten und sicherzustellen, dass die Vorgaben des ArbZGs nicht verletzt werden, ist die Arbeitszeiterfassung im Außendienst unabdingbar.

Folgende schwerwiegende Konsequenzen können übermäßige Überstunden im Außendienst haben:

• Verstöße gegen das ArbZG, die in saftigen Bußgeldern und strafrechtlichen Konsequenzen resultieren können
• Psychische Belastungen des Arbeitnehmenden (die Folgen können von Stress, Müdigkeit und Resignation bis hin zum Burnout reichen
• Konzentrationsmängel, die zu Unfällen führenkönnen
• Langfristig: Manifestation von Krankheiten
• uvm.

Mithilfe der Arbeitszeiterfassung ist es einfach, einen Überblick über die Überstunden zu behalten und diese auszugleichen. So lassen sich mit der Arbeitszeiterfassung im Außendienst nicht nur Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, sondern auch schwerwiegende gesundheitliche Probleme der Arbeitnehmenden vermeiden.

4. Was zählt im Außendienst als Arbeitszeit?

Da es im Außendienst in der Regel keinen festen Arbeitsplatz gibt, an dem der Arbeitstag beginnt und endet, stellt sich zunächst die Frage, was im Außendienst überhaupt als Arbeitszeit gilt. Im Folgenden werden einige Besonderheiten der Arbeitszeit im Außendienst aufgezeigt, die es bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten gilt.

Fahrzeit – Wann zählt sie zur Arbeitszeit?

Die Fahrzeit vom Zuhause des Arbeitnehmenden hin zur ersten Kundschaft, der Weg von Kunde zu Kunde sowie der Weg vom letzten Kunden nach Hause zählen zur Arbeitszeit, sofern der Arbeitnehmende keinen festen Arbeitsort hat. Das hat zur Folge, dass die Fahrzeit bei Arbeitnehmenden ohne festen Arbeitsort im Rahmen der Arbeitszeiterfassung dokumentiert und vom Arbeitgebenden vergütet werden muss. Dies geht zurück auf ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG), das 2009 gefällt wurde. Da die Reisetätigkeit einen wesentlichen Baustein der Arbeit im Außendienst darstellt, muss diese vom Arbeitgebenden vergütet werden.

Doch auch hier gibt es Ausnahmen. So gibt es Situationen, in denen die Fahrzeit im Außendienst nicht mehr als Arbeitszeit gilt:

• Fester Arbeitsplatz: Haben Arbeitnehmende einen festen Arbeitsplatz, gilt die Fahrzeit nicht als Arbeitszeit und wird nicht vergütet.
• Private Tätigkeiten: Führen Arbeitnehmende während der Fahrt private Tätigkeiten aus, handelt es sich bei der Fahrzeit um keine Arbeitszeit. Ein Beispiel für private Tätigkeiten sind etwa private Telefonate.
• Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel: Da Arbeitnehmende im Außendienst die Fahrzeit in öffentlichen Verkehrsmitteln für eigene Zwecke nutzen können, gilt sie auch in diesem Szenario nicht als Arbeitszeit. Dieser Fall tritt jedoch selten ein, da Arbeitnehmende meist über einen Dienstwagen verfügen, mit dem sie ihre Strecken zurücklegen.
• Keine Vorgaben des Arbeitgebenden: Müssen Arbeitnehmende keinen Vorgaben des Arbeitgebenden nachgehen (bspw. Routenvorgaben, Vorgaben über Produktwerbung oder Kundenreihenfolgen etc.), handelt es sich bei der Fahrzeit nicht um Arbeitszeit.

Pausen - Zählen sie zur Arbeitszeit?

Pausen zählen im Innendienst nicht zur Arbeitszeit und werden demnach nicht vergütet. Doch im Außendienst ist das anders: Hier zählen auch Pausen zur Arbeitszeit. Als Arbeitszeit im Außendienst zählt nämlich nicht nur die Zeit, in der tatsächlich gearbeitet wird, sondern auch die Zeit, in der Mitarbeitende für ihren Arbeitgebenden erreichbar sind.

Zählt Bereitschaftsdienst zur Arbeitszeit?

Ja, im Außendienst zählen der Bereitschaftsdienst und auch die Arbeitsbereitschaft zur Arbeitszeit, die vergütet werden muss.

• Bei der Arbeitsbereitschaft verweilt der Arbeitnehmende direkt am Arbeitsplatz, um umgehend seiner Arbeit nachgehen zu können.
• Bei dem Bereitschaftsdienst hält sich der Arbeitnehmende entweder am Arbeitsplatz oder an einem anderen vom Arbeitgebenden vorgeschriebenen Ort auf, um zeitnah seiner Tätigkeit nachgehen zu können. Zeitnah bedeutet hier höchstens 30 Minuten.

In beiden oben genannten Fällen haben Arbeitnehmende Anspruch auf Vergütung in Höhe des Mindestlohns. In den meisten Fällen bekommen sie einen Betrag, der über dem Mindestlohn, aber unter dem eigentlichen Stundenlohn liegt.

Es ist jedoch wichtig, die nicht-vergütungspflichtige Rufbereitschaft von den oben dargestellten Bereitschaftsdiensten abzugrenzen. Bei der Rufbereitschaft handelt es sich um die Zeit, in der der Arbeitnehmende sich an einem beliebigen Ort aufhalten und die Wartezeit beliebig gestalten kann. Er hat die Pflicht, erreichbar zu sein und innerhalb einer Zeitspanne von 45 Minuten der Arbeit nachgehen zu können – bis dahin kann er seine Zeit so gestalten, wie er möchte. Die Rufbereitschaft wird als eine Form der Ruhezeit gezählt, wodurch kein Anspruch auf Vergütung mit dem Mindestlohn besteht – oftmals werden dem Arbeitnehmenden aber kleine Entschädigungen ausgestellt.

5. Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung

Wichtig bei der Arbeitszeiterfassung ist, dass sie lückenlos und genau erfolgt. Da es sich bei dem Außendienst um eine Arbeitssituation mit einigen Besonderheiten handelt, ist es umso wichtiger, ein gutes System für die Arbeitszeiterfassung zu haben. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten in der Vorgehensweise, die im Folgenden mit ihren Vor- und Nachteilen beleuchtet werden sollen.

Altbewährte Vorgehensweise: Manuelle Arbeitszeiterfassung

Die manuelle Arbeitszeiterfassung stellt eine altbewährte Vorgehensweise dar. Mit Stift und Zettel können Arbeits- und Pausenzeiten manuell erfasst werden. Diese Art der Arbeitszeiterfassung bietet sich vor allem für kleinere Unternehmen an, die Wert auf eine traditionellere Art der administrativen Vorgänge im Unternehmen legen. Doch diese Art der Arbeitszeiterfassung zieht auch einige Nachteile mit sich: Zettelwirtschaften, unleserlich ausgefüllte Formulare und zusätzlicher Zeitaufwand von Mitarbeitenden stellen nur die kleinsten Herausforderungen der manuellen Arbeitszeiterfassung im Außendienst dar. Hinzu kommt die hohe Anfälligkeit für Fehler und Verluste sowie die fehlende Transparenz bei dieser Methode.

Flexibel und geschickt: Digitale Arbeitszeiterfassung

Dagegen bietet die digitale Arbeitszeiterfassung vor allem Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden im Außendienst entscheidende Vorteile. Weil Arbeitnehmende im Außendienst sich nicht dauerhaft an einem Ort aufhalten, bietet es sich an, die Arbeitszeiterfassung digital zu gestalten. Mithilfe eines Smartphones können Arbeitnehmende flexibel und von überall ihre Arbeitszeit protokollieren. Diese Form der Arbeitszeiterfassung reduziert nicht nur den Zeitaufwand für die Datenerfassung, sondern minimiert zudem Fehler und erlaubt eine erhöhte Transparenz der Arbeitszeiten für Arbeitnehmende.

Ein Beispiel für eine effiziente digitale Arbeitszeiterfassung ist MomoZeit. Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst kann durch die Mitarbeitenden smart und simpel über Desktop, Laptop oder über die App erfolgen. Hierdurch sind die Mitarbeitenden im Außendienst an keinen bestimmten Standort zur Zeiterfassung gebunden. Mit MomoZeit können zudem Abwesenheiten und Urlaubsanträge erfasst und auf einen Blick sichtbar gemacht werden, wodurch das Planen von Projekten erleichtert wird. Auch die Abrechnung von Überstunden sowie der Überblick über die Arbeitsauslastung der Mitarbeitenden sind um ein Vielfaches unkomplizierter. Zudem bietet MomoZeit mit seiner GPS-Funktion die Möglichkeit, Projekte automatisch nach den Koordinaten der Arbeitnehmenden zuzuweisen, wodurch noch mehr Zeit eingespart werden kann. Zusätzlich führt die GPS-Ortung zu einer verbesserten Transparenz über den Arbeitsort des Teams und erlaubte Stempelbereiche.

6. Fazit

Die Arbeitszeiterfassung ist auch für Arbeitnehmende im Außendienst verpflichtend. Für sie gelten jedoch gesonderte Freiheiten und Pflichten, die bei der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt werden müssen. Unterschiedliche Formen der Arbeitszeiterfassung sind erlaubt, jedoch bietet sich für Arbeitnehmende im Außendienst besonders die digitale Arbeitszeiterfassung aufgrund ihrer Flexibilität und Unabhängigkeit von einem bestimmten Standort an.

Die Arbeitszeiterfassung im Außendienst hat auch entscheidende Vorteile für Arbeitgebende. So werden administrative Abläufe innerhalb eines Unternehmens um ein Vielfaches erleichtert. Von der digitalen Arbeitszeiterfassung profitieren Arbeitgebende besonders, da sie Fehler minimiert und durch sie langfristig Zeit- und Kostenaufwände eingespart werden können.

7. FAQ

Quellen

• https://web.de/magazine/ratgeber/job-gehalt/ueberstunden-folgen-gesundheit-kuendigen-37163548
• https://buse.de/blog/arbeitsrecht/anfahrt-abfahrt-arbeitszeit/
• https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/Publikationen/a120-arbeitszeitgesetz.pdf?__blob=publicationFile&v=2
• https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/
• https://www.iww.de/sr/archiv/personalmanagement-arbeitszeitgestaltung-im-aussendienst-in-diesen-faellen-sind-fahrzeiten-zu-vergueten-f129507?save
• https://www.ra-poeppel.de/aussendienstmitarbeiter-ein-besonderer-beruf-mit-speziellen-fragen/