Lohnabrechnung
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Lohnabrechnung?
- Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
- Bestandteile einer Lohnabrechnung
- Erstellung der Lohnabrechnung: Intern oder extern?
- Lohnabrechnung für Sonderfälle
- Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen
- Häufige Fehler und Konsequenzen
- Vorteile der digitalen Lohnabrechnung
1. Was ist eine Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung ist ein zentraler Bestandteil des Arbeitsverhältnisses und informiert Arbeitnehmer darüber, wie sich ihr monatliches Gehalt zusammensetzt. In ihr finden sich alle Angaben zum Bruttoeinkommen, zu Abzügen wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sowie zum Nettolohn, also dem letztlich ausgezahlten Betrag. Für Arbeitgeber ist das Ausstellen dieser Abrechnung verpflichtend, da sie sicherstellt, dass alle steuer- und sozialrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Gemäß § 108 Gewerbeordnung (GewO) müssen Unternehmen eine Lohnabrechnung bereitstellen, die leicht nachvollziehbar ist und alle relevanten Details zur Gehaltsstruktur enthält.
2. Unterschied zwischen Lohn und Gehalt
Bei der Entgeltabrechnung ist es wichtig zu wissen, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt, da dies die Berechnungsgrundlage beeinflusst. Der Lohn richtet sich nach den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und variiert damit von Monat zu Monat, was in Branchen wie dem Handwerk oder der Gastronomie üblich ist. Das Gehalt dagegen ist eine fest vereinbarte monatliche Summe, unabhängig von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, und kommt häufig bei Angestellten in Bürojobs oder Führungspositionen zum Einsatz. Beide Entgeltformen erscheinen auf der Lohnabrechnung, jeweils in der Rubrik "Bruttolohn/-gehalt", sodass für den Arbeitnehmer klar ist, wie der ausgezahlte Betrag zustande kommt.
3. Bestandteile einer Lohnabrechnung
Eine gesetzeskonforme Lohnabrechnung enthält neben den allgemeinen Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber auch detaillierte Informationen zu allen steuer- und sozialrechtlichen Abzügen. Hierzu gehören der Bruttolohn sowie individuelle Angaben wie Steuerklasse und Sozialversicherungsnummer. Die Lohnabrechnung teilt das Gehalt in verschiedene Kategorien auf: Zunächst steht das Bruttoeinkommen, das aus dem Grundlohn sowie eventuellen Zuschlägen und Zulagen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld besteht. Im Anschluss daran werden die Abzüge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sowie die Sozialversicherungsbeiträge für Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung aufgeführt. Der Nettolohn bildet schließlich den Betrag, der nach Abzug aller Abgaben an den Arbeitnehmer überwiesen wird.
Die genaue Darstellung des Auszahlungsbetrags hilft dem Arbeitnehmer, seine monatlichen Ausgaben zu planen, und gibt eine transparente Übersicht über die gesetzlich erforderlichen Abzüge.
4. Erstellung der Lohnabrechnung: Intern oder extern?
Die Entscheidung, ob die Lohnabrechnung intern oder extern durch ein Lohnbüro oder einen Steuerberater erstellt wird, hängt oft von der Größe des Unternehmens und den personellen Ressourcen ab. Die interne Erstellung gibt dem Arbeitgeber die volle Kontrolle über den Prozess und ermöglicht schnelle Anpassungen, etwa bei personellen Änderungen oder bei der Berücksichtigung neuer Gesetzesvorgaben. Allerdings bedarf die interne Lohnabrechnung einer qualifizierten Fachkraft, um Fehler zu vermeiden.
Die Auslagerung an einen externen Dienstleister kann sinnvoll sein, wenn die Lohnabrechnung komplexer wird oder kein internes Fachwissen vorhanden ist. Dies sorgt dafür, dass alle steuerlichen und gesetzlichen Anforderungen sicher eingehalten werden, kann aber mit höheren Kosten verbunden sein. Besonders kleinere und mittelständische Unternehmen greifen häufig auf externe Lösungen zurück, da dies Zeit und Ressourcen spart und in der Regel eine routinierte Bearbeitung gewährleistet.
5. Lohnabrechnung für Sonderfälle
Bei bestimmten Beschäftigungsarten, wie Minijobs, Teilzeit oder Baulohn, gibt es besondere Regelungen, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen. So werden bei geringfügig Beschäftigten, wie Minijobbern, pauschale Abgaben für Sozialversicherungen berechnet. In Branchen wie dem Baugewerbe erfordert die Abrechnung eine genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten und eventueller Zuschläge für Nacht- oder Wochenendarbeit. Das Einhalten der spezifischen Anforderungen für Sonderfälle stellt sicher, dass alle Abzüge korrekt und gesetzeskonform berechnet werden und keine unnötigen steuerlichen Belastungen entstehen.
6. Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen
Lohnabrechnungen sind nicht nur als Information für den Arbeitnehmer gedacht, sondern erfüllen auch wichtige steuer- und sozialversicherungsrechtliche Funktionen. Arbeitgeber müssen die Lohnabrechnungen für mindestens sechs Jahre aufbewahren, da sie als Belege für steuerliche Prüfungen und Nachweise bei der Sozialversicherung dienen. Arbeitnehmer selbst sind gesetzlich nicht verpflichtet, die Abrechnungen zu archivieren. Dennoch ist es ratsam, diese Dokumente für wichtige Lebenssituationen, wie die Beantragung eines Kredits oder eines Mietvertrags, aufzubewahren.
7. Häufige Fehler und Konsequenzen
Lohnabrechnungen sind oft fehleranfällig, insbesondere wenn es um die korrekte Zuordnung der Steuerklasse oder die Abführung der Sozialabgaben geht. Häufige Fehler sind das Verwechseln von Minijobbern mit kurzfristig Beschäftigten oder das Falsch-Anwenden von Steuerfreibeträgen. Solche Fehler können für den Arbeitgeber teure Nachzahlungen und sogar Strafzahlungen nach sich ziehen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, innerhalb von drei Monaten Korrekturen bei den Steuerbehörden vorzunehmen, was den bürokratischen Aufwand verringern kann. Um derartige Fehler zu vermeiden, sind eine gute Organisation und ein präzises System zur Lohnbuchhaltung erforderlich.
8. Vorteile der digitalen Lohnabrechnung
Moderne Softwarelösungen wie DATEV oder Lexware ermöglichen es Unternehmen, die Lohnabrechnung digital und automatisiert zu erstellen. Die digitalen Programme erfassen einmalig alle Mitarbeiterdaten und führen automatisch Berechnungen durch, die gesetzeskonform sind und regelmäßig aktualisiert werden. Die digitale Lohnabrechnung erleichtert nicht nur die monatliche Abwicklung, sondern hilft auch dabei, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten problemlos zu erfüllen. Ein weiterer Vorteil ist die direkte Übermittlung der relevanten Daten an Sozialversicherungsträger und Finanzämter, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert wird.
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