Was ist ein Stundennachweis & wann ist er Pflicht?
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Was ist ein Stundennachweis & wann ist er Pflicht?

Inhaltsverzeichnis

  1. Alles Wichtige auf einen Blick
  2. Studennachweis Definition
  3. Verwendungszweck des Stundennachweises
  4. Sind Stundennachweise verpflichtend?
  5. Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Minijobs
  6. Wie kann eine Stundennachweis erstellt werden?
  7. Häufige Fragen

1. Alles Wichtige auf einen Blick

  • Ein Stundennachweis ist ein Dokument, das die Arbeitsstunden von Mitarbeitern in einem Unternehmen erfasst. 
  • Er dient zur Ermittlung von Über- und Minusstunden und ist für die Entgeltabrechnung sowie für gesetzliche Nachweispflichten relevant. 
  • Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Jahr 2019 sind Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten verpflichtet. 
  • Stundennachweise können derzeit noch in verschiedenen Formen, wie Stundenzetteln, Excel-Tabellen oder mittels Zeiterfassungssoftware, geführt werden.

2. Studennachweis Definition 

Stundennachweise sind Aufzeichnungen der geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters in einem Unternehmen. Der Nachweis dieser Stunden erfolgt auf verschiedene Art, z. Bsp. mithilfe eines Stundenzettels, einer Excel-Tabelle oder mit einer Zeiterfassungssoftware.

3. Verwendungszweck des Stundennachweises

Der Stundennachweis ermöglicht dem Arbeitgeber eine Übersicht hinsichtlich der Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters. Auf dieser Basis werden auch Überstunden oder Minusstunden über eine Periode angesammelt wurden, ersichtlich. Stunden der Mitarbeiter müssen in bestimmten Situationen aufgrund gesetzlicher Vorgaben aufgeschrieben werden. Für die Erstellung von Kundenrechnungen ist oftmals der Nachweis der Stunden gegenüber dem Kunden erforderlich (Rapporte)- In vielen Fällen basiert die monatliche Entgeltabrechnung auf Stundennachweisen des Mitarbeiters.

4. Sind Stundennachweise verpflichtend

Bezüglich der Pflicht zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten existiert seit Mai 2019 ein Urteil des EuGH Aktenzeichen C55/18 welches die Arbeitgeber verpflichtet, ein System einzurichten, mit dem die täglichen Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters gemessen werden können. Diese Vorgabe ist vom Gesetzgeber noch in nationales Recht zu übertragen.

https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2019-05/cp190061de.pdf 

https://www.ahs-kanzlei.de/2019-10-pflicht-arbeitgeber-arbeitszeiterfassung-eugh-c-55-18 

Obwohl aktuell der deutsche Gesetzgeber diese Vorgabe des EuGHs noch nicht in nationales Recht umgesetzt hat, haben schon einige deutsche Arbeitsgerichte nach diesem Urteil entscheiden.

Link zum Urteil der Arbeitsgerichte

5. Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Minijobs

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die Arbeitszeiten von Mitarbeitern, die einen Minijob ausüben, aufgezeichnet werden. Diese Pflicht bezweckt, dass der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland nicht unterschritten wird. Nach deutschem Recht darf ein Minijobber aktuell nicht weniger als 9,35 € (zukünftig 12,00 €) pro Stunde verdienen. Die Aufbewahrungspflicht für diese Aufzeichnungen liegt in Deutschland bei 2 Jahren.

Der Pflicht zur Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen wird erheblich vereinfacht durch den Einsatz einer Software zur Zeiterfassung.

6. Wie kann eine Stundennachweis erstellt werden?

Hier sind mehrere Arten möglich, sowohl digital als auch analog. Der Stundenzettel, welcher handschriftlich erfasst wird, ist ein Beispiel hierfür. Die Erfassung der Zeiten in einem ERP muss in diesem Fall manuell erfolgen, was einen erheblichen zusätzlichen zeitlichen Aufwand zur Folge hat. Excel-Tabellen haben den Vorteil, dass diese schon digital sind, jedoch sehr fehleranfällig und zudem muss jeder Mitarbeiter Zugriff auf das Programm Excel haben. Außerdem kann Excel nicht gewährleisten, dass Fremde die Daten verändern, da kein Usermanagement zur Verfügung steht. Die aus aktueller Sicht beste Lösung ist der Einsatz einer Zeiterfassungslösung unterstützt mit diversen unterschiedlichen Erfassungsgeräten, welche auch das Zugriffsmanagement bereitstellt. Darüber hinaus existieren Standardschnittstellen, welche die erforderliche Datenübertragung in nachgelagerte Systeme gewährleisten. 

7. Häufige Fragen

Was ist ein Stundennachweis?

Ein Stundennachweis ist eine Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters in einem Unternehmen. Diese Aufzeichnung kann derzeit noch in verschiedenen Formen erfolgen, wie zum Beispiel mit einem Stundenzettel, einer Excel-Tabelle oder, bestenfalls, mittels einer manipulationssicheren Zeiterfassungssoftware.

Für welche Zwecke wird ein Stundennachweis verwendet?

Stundennachweise dienen sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer zur Übersicht der Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters. Sie sind wichtig für die Ermittlung von Überstunden oder Minusstunden und werden in bestimmten Situationen aufgrund gesetzlicher Vorgaben benötigt. Außerdem sind sie oft erforderlich für die Erstellung von Kundenrechnungen und die monatliche Entgeltabrechnung.

Sind Stundennachweise gesetzlich verpflichtend?

Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters einzurichten. Dieses System muss zugänglich und manipulationssicher sein.

Wie kann ein Stundennachweis erstellt werden?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Stundennachweis zu erstellen, sowohl digital als auch analog. Beispiele hierfür sind derzeit noch handschriftliche Stundenzettel, Excel-Tabellen oder der Einsatz einer digitalen Zeiterfassungslösung mit verschiedenen Erfassungsgeräten. Die digitale Erfassung bietet dabei Vorteile wie geringere Fehleranfälligkeit und besseres Zugriffsmanagement.

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